Factura electrónica obligatoria entre empresas: fechas y qué hacer ya
La factura en PDF dejará de valer entre empresas y autónomos. Repasamos qué obliga la Ley 18/2022, los plazos previstos y qué falta por publicarse a día de hoy.
La factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales (B2B) obliga a emitir y recibir facturas en un formato estructurado, no en PDF, con trazabilidad del estado de cada una (aceptada, rechazada, pagada). Está aprobado por real decreto desde marzo de 2026, pero el reglamento que faltaba para que empiece a contar el plazo, la orden ministerial de la solución pública, todavía no se ha publicado a fecha de este artículo. Te explicamos qué es seguro y qué sigue pendiente.
Qué obliga la ley
La Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas (conocida como «ley crea y crece») introdujo la obligación de que todas las facturas entre empresarios y profesionales españoles se expidan y remitan en formato electrónico estructurado. No se trata de mandar un PDF por email: un PDF es una imagen de una factura, no una factura electrónica en el sentido de la ley. El formato tiene que ser uno de los reconocidos por la norma europea EN 16931: UBL, CII, Facturae o EDIFACT. La solución pública que está desarrollando la Agencia Tributaria usará UBL.
El Real Decreto 238/2026, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026, desarrolla cómo funciona el sistema: define el modelo semántico de la factura, las reglas de interconexión entre plataformas privadas, y una novedad importante frente a la factura en papel o PDF de hoy: quien recibe la factura tiene que comunicar su estado (aceptada, rechazada, y si procede, pagada por completo) tanto al emisor como a un repositorio público. Esto da visibilidad sobre las facturas impagadas, uno de los objetivos declarados de la ley.
Qué falta por publicarse
El Real Decreto remite a una orden ministerial posterior para fijar los detalles técnicos de la solución pública de facturación (el sistema gratuito que gestionará la AEAT para quien no quiera o no pueda usar una plataforma privada) y, sobre todo, para marcar el inicio del cómputo de los plazos de entrada en vigor. Esa orden estuvo en audiencia pública entre el 17 de abril y el 8 de mayo de 2026, con una entrada en vigor prevista para el 1 de octubre de 2026. A día de hoy, esa orden no consta publicada en el BOE: mientras no lo esté, los plazos que se manejan son una previsión, no una fecha en firme.
Los plazos previstos (a contar desde la orden ministerial)
Según el Real Decreto, la obligación se aplica de forma escalonada, contando los meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial (no desde el propio Real Decreto):
| Quién | Plazo desde la orden ministerial | Fecha estimada, si entra en vigor en octubre de 2026 |
|---|---|---|
| Empresas con facturación superior a 8 millones de euros el año anterior | 12 meses | Octubre de 2027 |
| El resto de empresas y autónomos | 24 meses | Octubre de 2028 |
Estas fechas son una proyección a partir de la fecha prevista para la orden, no un plazo ya fijado en el BOE. Si la publicación de la orden se retrasa, los dos plazos se desplazan en bloque la misma cantidad de tiempo.
Cómo funcionará en la práctica
- Cada empresa o autónomo podrá usar su propia plataforma privada de facturación (facturación electrónica ya existe hoy para quien factura a las administraciones públicas, por ejemplo) o la solución pública gratuita de la AEAT.
- Las plataformas privadas tendrán que interconectarse entre sí y con la solución pública, para que una factura emitida desde un programa llegue igual a quien recibe con otro distinto.
- El formato tiene que cumplir la norma europea EN 16931: en la práctica, para la mayoría de autónomos que usan un programa de facturación, el cambio debería ser automático si el programa se actualiza, igual que ha pasado con el paso al IVA electrónico en otros países de la UE.
- El receptor de la factura debe informar de si la acepta, la rechaza o la paga, algo que hoy no existe como obligación formal.
Factura electrónica B2B y VERI*FACTU: no es lo mismo
Son dos reformas distintas que llegan en fechas parecidas y se confunden con frecuencia:
- **VERIFACTU* obliga a que el programa de facturación cumpla unos requisitos técnicos (huella, encadenamiento de registros, envío a la AEAT) para que la factura no se pueda manipular a posteriori. Entra en vigor el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos.
- La factura electrónica B2B obliga al formato y al canal en el que se manda la factura al cliente, y añade la comunicación de su estado. Sus plazos, según lo previsto, empiezan más tarde: octubre de 2027 y octubre de 2028.
Un programa de facturación tendrá que cumplir las dos cosas a la vez cuando lleguen ambas fechas, pero son obligaciones independientes: se puede cumplir VERIFACTU sin que la factura electrónica B2B esté aún activa, porque VERIFACTU llega antes.
Qué puedes hacer ya
Aunque el plazo definitivo no esté fijado, conviene no esperar al último momento:
- Si facturas ya en un programa de gestión, comprueba que tiene previsto adaptarse a UBL, CII o Facturae; no todos los exportadores de PDF lo harán a tiempo.
- Si trabajas con clientes que ya facturan a las administraciones públicas, es probable que ya generen Facturae: no es un formato nuevo, solo se extiende su uso al B2B.
- Ir registrando el estado de cobro de tus facturas (cobrada, pendiente, impagada) desde ya te deja preparado para el requisito de comunicar el estado quede el día que sea obligatorio.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir mandando facturas en PDF hasta que llegue la obligación?
Sí. Mientras la orden ministerial y los plazos no estén en vigor para tu caso, la factura en PDF sigue siendo válida entre empresas. La obligación de formato estructurado se aplicará en las fechas que fije finalmente el calendario.
¿Un autónomo pequeño tendrá que pagar por una plataforma de facturación electrónica?
No necesariamente: la ley prevé una solución pública gratuita gestionada por la AEAT para quien no quiera contratar una plataforma privada, aunque los detalles técnicos de esa solución están pendientes de la orden ministerial.
¿La factura electrónica B2B es lo mismo que VERI*FACTU?
No. VERI*FACTU regula cómo tiene que comportarse el programa de facturación para que el registro no se pueda alterar; la factura electrónica B2B regula el formato y el canal en que se envía la factura al cliente, con fechas de entrada en vigor distintas y posteriores.
¿Qué pasa si mi cliente no confirma que ha recibido o pagado la factura?
La obligación de comunicar el estado recae sobre quien recibe la factura. Los detalles de qué ocurre si no se cumple (plazos, consecuencias) forman parte del desarrollo normativo que todavía no se ha completado.
¿Desde cuándo tengo que usar UBL, CII o Facturae de forma obligatoria?
A día de hoy no hay una fecha en firme: depende de que se publique la orden ministerial de la solución pública, prevista para octubre de 2026, y de los 12 o 24 meses posteriores según tu volumen de facturación. Conviene revisar el estado real antes de dar una fecha por cerrada.
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En Trimestra seguimos de cerca la publicación de la orden ministerial: en cuanto fije el calendario en firme, lo verás primero en las Novedades de la app, con la fecha exacta que te afecta según tu facturación.