Libros registro de IVA e IRPF: qué son y cómo llevarlos
Son la base de datos de tu actividad: cada factura emitida, recibida y gasto deducible. De ahí sale el modelo 303, el 130 y el 390. Te explicamos cuáles son y sus plazos.
Los libros registro son la obligación formal que está detrás de cada modelo que presentas: el libro de facturas expedidas y el de recibidas recogen, factura a factura, todo lo que luego resumes en el modelo 303 (IVA) y en el 130 (IRPF). No son una opción ni un documento que se rellena una vez al año: hay que mantenerlos al día durante todo el ejercicio, porque Hacienda puede pedírtelos en cualquier momento para comprobar una declaración.
Qué son y para qué sirven
Un libro registro es, en esencia, una lista ordenada de operaciones con los datos necesarios para calcular el impuesto: fecha, número de factura, destinatario o proveedor con su NIF, base imponible, tipo de IVA y cuota. No se presenta a Hacienda como tal (salvo que estés en el SII, donde el envío es automático), pero tiene que existir y estar disponible si te lo requieren, y es la fuente de la que salen las casillas de tus autoliquidaciones.
Los cuatro libros de IVA
- Libro registro de facturas expedidas: todas las facturas que emites, con base imponible, tipo y cuota de IVA repercutido. Incluye también los tiques o facturas simplificadas, agrupados si el volumen es alto.
- Libro registro de facturas recibidas: todas las facturas de compras y gastos con IVA soportado, tanto si es deducible como si no. Un gasto sin factura (o con un tique sin tus datos) no debería figurar aquí como IVA deducible.
- Libro registro de bienes de inversión: solo si tienes bienes cuyo IVA soportado se prorratea en varios años (equipos, maquinaria, un local, un vehículo de cierto valor). Recoge cada bien, su fecha de adquisición y la regularización anual de la deducción.
- Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias: para movimientos de bienes propios entre España y otro país de la UE que no son una compraventa (por ejemplo, envíos para trabajos sobre el bien). La mayoría de autónomos que facturan a clientes de la UE no necesitan este libro; lo que sí tienen que llevar es el registro normal de esas facturas, que alimenta el modelo 349.
Si tributas por el régimen general de IVA, llevas como mínimo los dos primeros; los otros dos solo si te aplican.
El libro registro de IRPF: ingresos y gastos
Quien tributa en estimación directa (normal o simplificada) tiene que llevar también libros de IRPF: el de ingresos, el de gastos, el de bienes de inversión (puede coincidir con el de IVA) y, en estimación directa normal, el de provisiones de fondos y suplidos. En la práctica, si tu facturación está bien registrada para el IVA, el libro de ingresos de IRPF es prácticamente el mismo dato reordenado; lo mismo con los gastos, aunque en IRPF hay gastos deducibles que no llevan IVA (como la Seguridad Social) y sí aparecen aquí.
El Reglamento de IVA permite llevar los libros de IRPF de forma conjunta con los de IVA siempre que el modelo cumpla los requisitos exigidos para ambos impuestos, que es como funciona la mayoría del software de facturación: una única base de datos de facturas de la que se generan los dos juegos de libros.
Plazos para anotar cada factura
- Facturas expedidas: se anotan dentro del plazo para liquidar y pagar el periodo en el que se haya devengado el IVA, y en todo caso antes de que acabe el plazo de presentación de esa autoliquidación (día 20 del mes siguiente al trimestre, salvo el 4T, que llega al 30 de enero).
- Facturas recibidas: se anotan antes de que termine el plazo de declaración del periodo de liquidación en el que se quiere deducir la cuota soportada; en la práctica, antes del día 16 del mes siguiente al periodo de declaración correspondiente.
- Si estás en el SII (obligatorio para grandes empresas, grupos de IVA e inscritos en el REDEME, y voluntario para el resto), el plazo se acorta mucho: 4 días hábiles desde la expedición de la factura o desde su registro contable, sin contar sábados, domingos y festivos nacionales. Un autónomo con presentación trimestral del IVA no está obligado al SII salvo que se acoja voluntariamente.
Formato y qué pasa si Hacienda te los pide
Fuera del SII, los libros se pueden llevar en papel o en soporte electrónico (hoja de cálculo, programa de facturación), siempre que permitan un acceso completo mientras no prescriba el ejercicio (con carácter general, cuatro años). La AEAT tiene definido un formato electrónico común para libros de IVA e IRPF, en CSV o XLSX, que se puede importar en el servicio Pre303 de la Sede electrónica; es el formato que se usa habitualmente para atender un requerimiento sin tener que reconstruir nada a mano.
Cómo se relacionan con tus modelos
El libro de facturas expedidas es la fuente de las casillas de IVA repercutido del modelo 303 y de los ingresos del modelo 130; el de facturas recibidas, de las cuotas soportadas deducibles y de los gastos deducibles. El modelo 390 (resumen anual de IVA) desglosa esos mismos datos por tipo impositivo, con un nivel de detalle que ni el 303 ni el libro registro dan directamente: hay que calcularlo a partir del desglose de las facturas del año. Si los libros están completos y bien fechados durante los doce meses, rellenar el 390 en enero es un ejercicio de cuadre, no de reconstrucción.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que enviar los libros registro a Hacienda cada trimestre?
No, salvo que estés en el SII. El resto de autónomos solo declara los totales resumidos en el modelo 303 y el 130; los libros se conservan y se muestran si Hacienda los requiere.
¿Puedo llevar un único libro para IVA e IRPF?
Sí, el Reglamento de IVA permite llevarlos de forma conjunta si el modelo recoge todos los datos que exige cada impuesto. Es lo habitual cuando el software de facturación genera ambos juegos de libros desde las mismas facturas.
¿Qué pasa si registro una factura fuera de plazo?
Fuera del SII no hay una sanción automática por el simple retraso si el importe acaba declarado correctamente en el trimestre que corresponde, pero si el retraso hace que declares una cuota en un periodo distinto al que se devengó, Hacienda puede requerir una explicación o, en su caso, iniciar un procedimiento de comprobación. En el SII sí hay un régimen sancionador específico por presentar la información fuera de los 4 días hábiles.
¿Necesito el libro de bienes de inversión si no tengo maquinaria ni local?
Solo lo necesitas si tienes bienes de inversión sujetos a la regla de prorrata o a la regularización de deducciones en varios años (por ejemplo, un ordenador de alto valor, un vehículo o un local). Si no tienes ese tipo de bienes, no hace falta llevarlo.
¿El libro registro de IRPF es distinto del de IVA?
Comparten la mayoría de los datos porque nacen de las mismas facturas, pero en IRPF hay gastos deducibles sin IVA (Seguridad Social, algunos tributos) que no aparecen en el libro de IVA y sí en el de gastos de IRPF.
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En Trimestra, cada factura emitida y cada gasto registrado alimentan automáticamente los libros de IVA e IRPF, con el formato de exportación que admite la Sede electrónica de la AEAT: si llega un requerimiento, el libro ya está listo para entregarlo.