Cómo hacer una factura correcta: requisitos obligatorios
Los campos que tiene que llevar una factura para ser válida según el Reglamento de facturación, con ejemplo, cuándo puedes usar una simplificada y los errores que la anulan.
Una factura es válida cuando lleva el número de serie correlativo, la fecha de expedición, los datos identificativos completos de emisor y destinatario (nombre, NIF y domicilio), la descripción de la operación, el tipo de IVA aplicado, la base imponible y la cuota resultante. Falta cualquiera de esos campos y, aunque cobres igual, tu cliente no podrá deducirse el gasto ni el IVA con esa factura, y tú tendrás que emitir una rectificativa para corregirla. Esto es lo que exige el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) y cómo aplicarlo sin errores.
Los datos obligatorios de una factura completa (art. 6)
- Número y serie, correlativo dentro de cada serie. Puedes tener varias series (por ejemplo, una por año o una para un negocio distinto), pero dentro de cada una no puede haber huecos ni repeticiones.
- Fecha de expedición.
- Fecha de la operación, si es distinta de la de expedición (por ejemplo, prestaste el servicio el 28 de un mes y facturas el 3 del siguiente).
- Datos del emisor: nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio fiscal completo.
- Datos del destinatario: los mismos tres datos, salvo que la operación permita factura simplificada.
- Descripción de la operación: qué has entregado o qué servicio has prestado, con el detalle suficiente para saber a qué corresponde el importe.
- Tipo impositivo o tipos aplicados (21 %, 10 %, 4 % o exento, con la causa de la exención si la hay).
- Base imponible de cada tipo, si hay varios.
- Cuota de IVA repercutida, desglosada por tipo si hay más de uno.
- Retención de IRPF, si procede (habitual entre profesionales, no en actividades empresariales): el porcentaje aplicado y el importe retenido, restado del total a cobrar.
- Importe total de la factura.
Ejemplo con números redondos: prestas un servicio de consultoría por 1.000 € a otro profesional, con IVA al 21 % y retención del 15 %. La factura debe mostrar: base imponible 1.000,00 €, cuota de IVA 210,00 €, retención de IRPF −150,00 €, total a cobrar 1.060,00 €.
Cuándo puedes usar una factura simplificada (art. 4 y 7)
La factura simplificada (lo que antes era el «ticket») te permite no identificar al destinatario. Se puede usar:
- En general, cuando el importe no supera 400 € con IVA incluido.
- Hasta 3.000 € con IVA incluido en actividades concretas: comercio al por menor, hostelería, peluquerías, transporte de personas, aparcamientos y algunas más listadas en el art. 4.1.b del Reglamento.
Su contenido mínimo (art. 7) es más corto: número y serie, fecha de expedición, tus datos identificativos (NIF y nombre), identificación del tipo de bienes o servicios entregados, el tipo impositivo aplicado (o la expresión «IVA incluido» si así se indica) y la contraprestación total. No hace falta el domicilio del cliente ni, si no lo pide, ni siquiera su nombre.
Un cliente puede pedirte que en lugar de una simplificada le emitas una completa con sus datos, para poder deducirse el gasto con más comodidad: tienes que atenderlo si te lo pide dentro del plazo de un mes desde la operación.
Errores que invalidan una factura
- Huecos en la numeración. Si tienes la 2026-014 y la siguiente que emites es la 2026-016, la 015 tiene que existir en algún sitio (aunque sea anulada) o Hacienda entiende que hay una operación sin facturar.
- Domicilio incompleto o NIF mal escrito. Es el motivo más habitual de que una gestoría rechace una factura para su libro.
- Mezclar bases de distintos tipos de IVA sin desglosar. Si en una misma factura hay líneas al 21 % y al 10 %, cada base y cada cuota van por separado.
- Poner el IRPF con el signo equivocado o no restarlo del total. La retención resta del importe a cobrar, no se suma.
- No indicar la fecha de la operación cuando es distinta de la expedición. Afecta a en qué trimestre se declara el IVA (se declara por la fecha en que se presta el servicio o se entrega el bien, no por cuándo se emite la factura).
Cuándo tienes que expedir la factura
La regla general es que la factura se expide en el momento de realizar la operación. Si el destinatario es otro empresario o profesional, tienes hasta el día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya producido el devengo del IVA para expedirla. En la práctica, si facturas a un cliente particular conviene no demorarse: la fecha de la operación (no la de la factura) es la que manda para saber en qué trimestre se declara el IVA, así que facturar tarde no te libra de declararlo en el trimestre que corresponde, solo te complica llevar la cuenta.
Factura, presupuesto y albarán no son lo mismo
Un presupuesto es una propuesta económica sin efectos fiscales: no genera IVA ni obligación de declarar nada hasta que se acepta y se ejecuta. Un albarán acredita una entrega física (mercancía o hecho el trabajo) pero tampoco sustituye a la factura. Solo la factura, con el contenido del art. 6 o del art. 7, es el documento que genera la obligación de declarar el IVA y el que tu cliente puede usar para deducirse el gasto. Es un error habitual, sobre todo con clientes recurrentes, dar por hecho que un albarán firmado hace las veces de factura: no es así, y si Hacienda revisa la operación pedirá la factura, no el albarán.
Qué pasa si detectas un error después de emitirla
Una factura ya emitida no se edita ni se borra: es un registro inmutable por ley. Se corrige con una factura rectificativa, con su propia serie y el motivo de la corrección. Lo explicamos con el detalle de tipos (R1, R4, R5) y ejemplos en factura rectificativa: cuándo y cómo.
Si vas a facturar a Hacienda desde julio de 2027 (o desde enero de 2027 si eres una sociedad), tu programa de facturación tiene que cumplir además VERIFACTU: huella, QR y envío automático de cada factura. Lo tienes explicado en VERIFACTU: qué obliga y a quién.
Preguntas frecuentes
¿Puedo hacer una factura sin el NIF del cliente?
Solo si es una factura simplificada dentro de los límites de importe (400 € en general, 3.000 € en ciertas actividades). Si es una factura completa, el NIF del destinatario es obligatorio.
¿Qué pasa si me olvido de un dato obligatorio en una factura ya enviada?
No la modificas ni la vuelves a mandar con el mismo número: emites una factura rectificativa que la corrige, con la referencia a la original y el motivo de la corrección.
¿Puedo tener varias series de facturas a la vez?
Sí. Es habitual tener una serie general y otra para las rectificativas, o una serie distinta por actividad. Lo que no puede pasar es que dentro de la misma serie haya huecos o números repetidos.
¿Es obligatorio poner el domicilio del cliente en una factura completa?
Sí, junto con el nombre o razón social y el NIF, salvo que la operación permita usar factura simplificada.
¿Desde cuándo tengo que enviar mis facturas a Hacienda en tiempo real?
Con VERI*FACTU: los autónomos, desde el 1 de julio de 2027; las sociedades, desde el 1 de enero de 2027 (Real Decreto-ley 15/2025).