Gastos deducibles de un autónomo: la lista completa
Un gasto es deducible si está vinculado a tu actividad, justificado con factura y registrado en tu contabilidad. Repasamos los gastos habituales y sus límites concretos.
Un gasto es deducible en tu IRPF y tu IVA si cumple tres condiciones: está vinculado a tu actividad económica, está justificado con una factura correcta y está registrado en tus libros. No hace falta que sea imprescindible para facturar, pero sí que se pueda explicar la relación con tu negocio si Hacienda pregunta.
Los gastos que casi nunca se discuten
- Compras y proveedores: materiales, mercancía o servicios que utilizas para producir lo que facturas.
- Sueldos y Seguridad Social de empleados, si los tienes.
- Alquiler de un local o de una oficina afecta a la actividad, con su factura o recibo.
- Suministros del local: luz, agua, gas, internet, si el local es exclusivo de la actividad.
- Servicios profesionales: gestoría, abogado, notario, cuando se refieren a la actividad.
- Primas de seguros relacionados con la actividad (responsabilidad civil, del local, de mercancía).
- Tributos no estatales deducibles como el IBI o la tasa de basuras del local, y el propio IAE si te corresponde pagarlo.
Los que tienen un límite legal concreto
Gastos de difícil justificación (solo en estimación directa simplificada)
Si tributas en estimación directa simplificada, puedes deducir automáticamente un 5 % del rendimiento neto previo (ingresos menos el resto de gastos), con un máximo de 2.000 € al año, sin necesidad de factura (art. 30.2ª del Reglamento del IRPF). No hace falta justificar en qué se ha gastado: es una minoración a tanto alzado que sustituye pequeños gastos difíciles de documentar uno a uno.
Trabajar desde casa
Si eres autónomo persona física y trabajas en tu vivienda habitual, puedes deducir los suministros (luz, agua, gas, telefonía, internet) aplicando un 30 % sobre la proporción entre los metros cuadrados que destinas a la actividad y la superficie total de la vivienda (art. 30.2.5ª b de la Ley del IRPF). Por ejemplo: una vivienda de 80 m², con 16 m² (20 %) dedicados al despacho, permite deducir el 30 % del 20 % de cada factura de suministro, no el 30 % de la factura completa.
Manutención
Los gastos de manutención propia del autónomo (comidas) son deducibles solo si se producen en el desarrollo de la actividad, en un municipio distinto al de tu residencia y trabajo habituales, en establecimientos de hostelería y restauración, y pagados por medios electrónicos (nunca en efectivo, desde la Ley Antifraude). Los límites, iguales a los de las dietas exentas de los trabajadores por cuenta ajena, son: 26,67 €/día en España (53,34 €/día si hay pernocta) y 48,08 €/día en el extranjero (91,35 €/día si hay pernocta). Superado ese importe, el exceso no es deducible.
Vehículo
Un vehículo (y su combustible, seguro, reparaciones) solo es deducible al 100 % si está afecto exclusivamente a la actividad, algo difícil de acreditar salvo en actividades como transporte, autoescuela, taxi o comercial con desplazamientos constantes. Fuera de esos casos, Hacienda suele rechazar la deducción si el vehículo tiene un uso mixto, salvo que puedas probar la afectación exclusiva.
Amortización de bienes de inversión
Ordenadores, mobiliario, maquinaria o un local no se deducen de golpe: se deducen poco a poco, según su vida útil, aplicando la tabla de amortización simplificada (Orden de 27 de marzo de 1998). Los equipos informáticos, por ejemplo, tienen un coeficiente lineal máximo del 26 % anual y un período máximo de 10 años: un ordenador de 2.000 € admite hasta 520 € de amortización el primer año si se aplica el coeficiente máximo. Si el bien se usa también para fines personales, solo se deduce la parte proporcional afecta a la actividad.
Qué necesitas para que un gasto se sostenga
- Factura completa a tu nombre y NIF (un ticket simplificado no siempre basta si Hacienda te lo pide; para gastos relevantes, exige factura completa).
- Pago rastreable: transferencia, tarjeta o domiciliación. El efectivo dificulta la prueba de la relación con la actividad.
- Registro en el libro de gastos (o en tu programa de facturación) dentro del ejercicio que corresponde.
- Relación razonable con la actividad: no hace falta un contrato ni un justificante adicional, pero si el gasto no tiene relación evidente (por ejemplo, ropa que no sea de trabajo específico, o gastos claramente personales), Hacienda puede rechazarlo en una comprobación.
Lo que no es deducible
- Multas y sanciones, aunque estén relacionadas con la actividad.
- El IVA soportado de gastos no afectos a la actividad.
- Donativos (van, en su caso, a la deducción por donaciones del IRPF, no como gasto de la actividad).
- Gastos de ropa que no sea específica de la actividad (uniformes, EPI), aunque la uses para trabajar.
Relación con tu IVA y tu IRPF
Los gastos deducibles reducen el rendimiento neto que declaras en el modelo 130 cada trimestre y, si tienes IVA soportado en las facturas de gasto, ese IVA se resta del IVA repercutido en tu modelo 303. Que un gasto sea deducible en IRPF no siempre significa que su IVA sea deducible (por ejemplo, algunos gastos de representación o atenciones a clientes tienen el IVA excluido aunque el gasto en sí se admita en IRPF con límites).
Preguntas frecuentes
¿Puedo deducir una comida con un cliente?
Solo si está claramente vinculada a la actividad (una reunión de trabajo, por ejemplo) y pagada por medios electrónicos. Hacienda suele mirar con lupa estos gastos si son frecuentes o de importe elevado, así que conviene guardar algún soporte (factura con detalle, agenda de la reunión).
¿Necesito factura para todos los gastos pequeños?
Para gastos ordinarios de la actividad, sí conviene pedir factura completa siempre que puedas. El 5 % de gastos de difícil justificación (solo en estimación directa simplificada) ya cubre los pequeños gastos sin factura, así que no merece la pena forzar facturas de importes irrelevantes.
¿Puedo deducir la cuota de autónomos?
Sí, la cuota que pagas a la Seguridad Social por tu alta en el RETA es deducible en el IRPF, íntegramente, como gasto de la actividad.
¿Qué pasa si deduzco un gasto que luego Hacienda considera no deducible?
Te puede regularizar la diferencia con intereses de demora y, si aprecia falta de diligencia, una sanción. Por eso conviene guardar la factura y poder justificar la relación con la actividad si te lo piden.
¿Los gastos de formación son deducibles?
Sí, si la formación está relacionada con tu actividad (cursos, másteres, certificaciones del sector en el que trabajas), con su factura correspondiente.