Cambiar de programa de facturación a mitad de año
Qué exportar de tu programa actual, cómo continuar la numeración de tus facturas sin romper la correlatividad y en qué momento del año migrar.
Sí, se puede cambiar de programa de facturación o de gestoría a mitad de año sin perder nada, pero hay dos cosas que no puedes improvisar: qué datos exportas del programa antiguo y cómo continúa la numeración de tus facturas en el nuevo. La ley no permite "reiniciar" la numeración porque cambies de herramienta, así que la migración tiene que respetar la serie que ya llevabas. El resto —clientes, libros, históricos— es cuestión de exportar bien y comprobar que cuadra.
Qué tienes que exportar antes de irte
Antes de dar de baja tu programa actual (o de dejar de pagarlo), saca copia de todo esto. No des por hecho que vas a poder recuperarlo después: algunos programas bloquean la exportación o cobran por ella en cuanto cancelas la suscripción.
- Facturas emitidas: el PDF de cada una (o al menos de las del ejercicio en curso) y, si el programa lo permite, un CSV o Excel con la lista completa: número, serie, fecha, cliente, base, tipo de IVA, cuota, retención si aplica, total.
- Facturas recibidas y gastos: igual, con el desglose de IVA deducible y el concepto para IRPF.
- Libro registro de facturas expedidas y recibidas: si tu programa los genera en el formato del formato electrónico de libros registro de la AEAT (CSV, XLSX o SII), mejor: es el que después puede importarse en Pre303 o servir para atender un requerimiento. Repasamos qué son estos libros y por qué hay que llevarlos al día en libros registro de IVA e IRPF.
- Ficha de clientes y proveedores: NIF, dirección fiscal, forma de pago habitual. Te ahorra tener que volver a pedir estos datos cada vez que factures a alguien conocido.
- Series de numeración activas: el último número usado en cada serie (la general, y si tienes rectificativas o series separadas por otro motivo).
- Modelos ya presentados: los justificantes de 303, 130, 349 o 111/115 del año en curso, con sus PDF. Los necesitarás para cuadrar el trimestre en el que migres.
Si tu programa exporta en un formato raro (un PDF por factura, sin CSV), no es motivo para renunciar a migrar: con las facturas en PDF y el libro registro en cualquier formato reconstruible se puede reconstruir el histórico, solo que a mano lleva más tiempo. Pide a tu gestor o al soporte del programa el CSV con todas las líneas; casi todos lo tienen aunque no sea visible a la primera.
La numeración no se puede reiniciar a mitad de año
Esto es lo único de esta migración que no es solo cuestión de comodidad, sino una obligación legal. El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012, art. 6) exige que la numeración de las facturas dentro de cada serie sea correlativa: sin huecos ni repeticiones. Si en tu programa antiguo ibas por la factura 2026-047 el 14 de julio, en el nuevo programa la siguiente factura que emitas tiene que ser la 2026-048, no la 2026-001 ni la 1.
El mismo artículo permite usar series distintas cuando hay una razón justificada —varios establecimientos, actividades de distinta naturaleza, rectificativas— pero un cambio de programa o de gestoría no es, por sí solo, una razón para abrir una serie nueva que reinicie el contador. La solución práctica, y la que aplican los programas serios (Trimestra incluida), es una de estas dos:
- Continuar la misma serie: le dices al programa nuevo cuál fue el último número emitido en el antiguo, y arranca desde ahí. Es la opción más limpia si vas a seguir usando el mismo formato de numeración (por ejemplo,
2026-048,2026-049...). - Abrir una serie nueva, claramente identificada: si el formato de numeración cambia (por ejemplo, pasas de números sueltos a un prefijo por año), puedes abrir una serie con un identificador distinto (
B-2026-001en vez de reutilizar2026-...), siempre que quede claro que es una serie diferente y no una continuación rota de la anterior. Esto es más habitual si cambias de actividad o de forma jurídica, no tanto por cambiar de programa.
Lo que nunca es correcto es reiniciar el contador de la misma serie a mitad de año como si no hubiera pasado nada: eso deja huecos o duplicados según cómo lo mires, y es justo lo que un requerimiento de la AEAT detecta a la primera. Un programa que exige VERI*FACTU, además, encadena cada factura con la huella de la anterior: si rompes la serie sin avisar, rompes también esa cadena.
Qué le tienes que decir al programa nuevo
Cuando das de alta la serie en el programa nuevo, necesitas indicarle como mínimo:
| Dato | Para qué sirve |
|---|---|
| Último número emitido en el programa antiguo | Punto de partida de la numeración |
| Formato exacto de la numeración | Que el correlativo se lea igual (mismo prefijo, mismos dígitos) |
| Fecha de la última factura del programa antiguo | Evitar solapes de fecha entre programas |
| Series adicionales activas (rectificativas, otro establecimiento) | Que cada una siga su propio hilo |
Qué comprobar antes de migrar
- Que el libro registro del trimestre en curso en el programa antiguo cuadra con lo declarado (o lo que vas a declarar) en el modelo 303 y el 130 de ese trimestre.
- Que tienes las facturas rectificativas emitidas hasta la fecha, si las hay: repásalas en factura rectificativa si no tienes claro cuándo corresponde una.
- Que el NIF, la dirección fiscal y el IAE que tenías dados de alta en el programa antiguo son correctos: es buen momento para corregirlos si arrastrabas un error, siempre antes de emitir la primera factura del programa nuevo.
- Que las facturas emitidas cumplen los requisitos obligatorios del reglamento (repasados en cómo hacer una factura): si el programa antiguo se dejaba algún dato, es el momento de corregirlo hacia delante, no de reeditar lo ya emitido.
Qué comprobar después de migrar
En cuanto emitas la primera factura en el programa nuevo:
- Verifica que el número es el correlativo esperado (el siguiente al último del programa antiguo, o el primero de la serie nueva si has optado por abrir una).
- Comprueba que la fecha, el IVA aplicado y los datos del cliente se han traspasado bien si venían de una migración automática de clientes.
- Guarda un histórico exportado del programa antiguo aparte del nuevo sistema, al menos hasta que hayas presentado el modelo 390 del ejercicio: es el resumen anual de IVA y ahí puede pedirte información de todo el año, no solo de lo emitido en el programa nuevo.
Cuándo conviene migrar (y cuándo no)
El mejor momento para cambiar de programa es al cierre de un trimestre, justo después de presentar el 303 y el 130 (o el 349, si te aplica). Así el trimestre que declaras sale entero de un solo sistema, y no tienes que sumar a mano lo facturado en dos programas distintos para rellenar el mismo modelo. Los plazos de presentación trimestral son del 1 al 20 de abril, julio y octubre, y el cuarto trimestre se presenta hasta el 30 de enero; puedes ver el calendario completo en calendario fiscal del autónomo.
Si migras a mitad de trimestre porque no te queda otra (el programa antiguo cierra, por ejemplo, o tu gestoría deja de darte soporte), no pasa nada grave: solo tienes que ser más cuidadoso sumando las facturas de ambos programas a la hora de rellenar el 303 y el 130 de ese trimestre, y dejar constancia clara de en qué fecha cambiaste de sistema por si tienes que justificarlo después.
Evita, si puedes elegir, migrar:
- En plena campaña de un modelo (los primeros 20 días de abril, julio y octubre, o enero para el 4T y el 390): tendrás menos margen para revisar que todo ha cuadrado antes de presentar.
- Justo antes de una factura importante que necesitas emitir con urgencia: da tiempo a que la migración de clientes y series esté probada antes de depender de ella para algo crítico.
Preguntas frecuentes
¿Pierdo el histórico de facturas si cambio de programa?
No, si lo exportas antes de darte de baja del programa antiguo: PDF de cada factura y, a ser posible, el libro registro completo. El nuevo programa no necesita reconstruir ese histórico para funcionar, pero tú sí lo necesitas guardado por si te piden justificar algo de ejercicios anteriores.
¿Puedo reiniciar la numeración de mis facturas al cambiar de programa?
No. El Reglamento de facturación exige que la numeración dentro de una misma serie sea correlativa, sin huecos ni repeticiones. Tienes que continuar desde el último número emitido en el programa antiguo, o abrir una serie nueva claramente diferenciada si cambias el formato de numeración.
¿Es mejor migrar a principio o a mitad de trimestre?
A cierre de trimestre, justo después de presentar el 303 y el 130. Así declaras cada trimestre desde un único sistema y evitas tener que sumar a mano lo facturado en dos programas distintos.
¿Qué pasa con las facturas rectificativas pendientes al migrar?
Emítelas, si puedes, en el programa antiguo antes de migrar, siguiendo su propia serie. Si no te da tiempo, el programa nuevo tiene que poder continuar también esa serie de rectificativas desde el último número usado, igual que con las facturas ordinarias.
¿Necesito avisar a la AEAT de que he cambiado de programa de facturación?
No hay un trámite específico para avisar de un cambio de programa. Lo que sí tienes que mantener es la correlatividad de tus series y la disponibilidad de las facturas y libros de todo el ejercicio, vengan de uno u otro sistema, por si hay un requerimiento.